PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin
“communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi
berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui
komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan
partisipan lainnya.
Manusia di dalam kehidupannya harus
berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau
masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa
sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan
sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu
terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan
hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan.
2.
Pengertian Organisasi
Interaksi dan kerja sama ini akan terus
berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan
organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim
dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian
akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing
individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah
organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah
orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna
tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan
masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia
juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan
mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan
organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “TheOrganisation Man”.
3.
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi
di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun
dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan
kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi
(Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya
komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer,
paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana
fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para
manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi
memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus
dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar
rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi
dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk
berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi
seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang
manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui
media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb.
Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan
laporan-laporan.
Jadi
yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal
adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada
organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam
suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikas dalamporganisasi
atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
A. Fungsi informatif
Organisasi
dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang
didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang
mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan
informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi
konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan
keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
B.
Fungsi Regulatif
Fungsi
regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau
organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
Atasan atau
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur
organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap
bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada :
·
Keabsahan
pimpinan dalam penyampaikan perintah.
·
Kekuatan pimpinan
dalam memberi sanksi.
·
Kepercayaan
bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
·
Tingkat
kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
C.
Fungsi Persuasif
Dalam
mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa
hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk
mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding
kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
D.
Fungsi Integratif
Setiap
organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi;
juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
4.
Unsur – Unsur Komunikasi
Dalam proses
komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu
bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak ada , maka
komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur dalam
komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing ketergantungan
satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua
unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :
Komunikator
/ pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya
kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok , atau organisasi
pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita
dengan jelas , memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut dan meminta
kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik . Untuk itu seorang
komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan
siapa dia berkomunikasi , apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara
menyampaikannya .
Komunikan
/ penerima / receiver .
Merupakan
penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses
komunikasi , penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan
yang disampaikan dengan baik dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan
balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan
dimengerti secara sempurna .
Saluran
/ media / channel .
Merupakan
saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat berupa kata - kata atau tulisan , tiruan
, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui
berbagai channel yang berbeda seperti telepon , televisi , fax , photo copy ,
email , sandi morse , semaphore , sms , dan sebagainya . Pemilihan channel
dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan(
Wursanto , 1994 ) .
5.
Hambatan Komunikasi
Pada sebuah proses komunikasi yang
terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi.
Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
·
Hambatan sematik
Komunikasi yang disebabkan oleh fakor bahasa
yg digunakan oleh para pelaku komunikasi
·
Hambatan mekanik
Komunikasi yang disebabkan oleh factor
elektrik, mesin atau media lainnya
·
Hambatan
antropologis
Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada
diri manusia
·
Hambatan
psikologis
Hambatan yang disebabkan oleh factor kejiwaan.
Referensi :
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar